Eine Excel-Datei ist keine Tabelle – zumindest nicht immer

By: Der TabellenDoktor

Warum gibt es in Excel die Menüpunkte Als Tabelle formatieren/Format as table (auf dem Reiter Start) und Tabelle einfügen/Insert Table (auf Einfügen/Insert)?

  • Nicht jedes Blatt in einer Excel-Datei ist automatisch eine „echte“ Tabelle
  • Diese „echten“ Tabellen haben viele Vorteile, bspw. Nutzung von Überschriften als Referenz (bspw. SUM(tbl_verkauf[Rechnungssumme]) anstelle von SUM(C2:C45) oder wie im Bild unten [@Vorname] anstelle von A2), Bereiche „verrutschen“ nicht, Formeln bleiben stabil, usw.
  • Ein Beispiel ist unten
Formel in einer Tabelle mit „sprechenden“ Namen für die Spalten

Hintergrund: Excel = Spreadsheet ≠ Tabelle

Auf Englisch werden Programme wie Excel nicht als Tabellenkalkulation bezeichnet. Der Name dort lautet Spreadsheet.

Microsoft Excel is a spreadsheet developed by Microsoft for Windows, macOS, Android and iOS. 

Microsoft Excel, https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Microsoft_Excel&oldid=893684420 (last visited May 8, 2019). [Hervorhebung hinzugefügt]

Also: Auch wenn Excel alles in einem Gitter mit Zeilen und Spalten anordnet ist das noch keine „richtige“ Tabelle. Auch wenn deutschsprachige Fassungen von Excel jedes Blatt in einer Arbeitsmappe als Tabelle bezeichnen:

Name erstes Blatt in einer leeren Excel-Arbeitsmappe
– es ist keine „richtige“ Tabelle/Table
(oben: englisches Excel 365 unter macOS im Dark Mode, unten deutsches Excel 365 unter Windows)

Vorteile von Tabellen

Die „richtigen“ Tabellen haben ein paar Vorteile gegenüber anderen Bereichen auf einem Spreadsheet bzw. Blatt:

  1. Eine Tabelle (Table) hat eine definierte Größe auf dem Blatt
  2. Die Überschriften der Spalten sind fest (und beim Scrollen nach unten sichtbar anstelle der Spaltennamen A, B, C, D …)
  3. In Formeln können die Spaltennamen verwendet werden – also Menge*Preis anstelle von A3*A5
  4. Tabellen werden automatisch erweitert, wenn Daten unten hinzugefügt werden oder eine neue Spalte hinzukommt
  5. In einer Tabellenspalte wird standardmäßig die gleiche Formel übernommen
  6. Tabellen bieten über ihren Namen einen „fixen“ Bezugspunkt für andere Formeln, Auswertungen, Pivot-Tabellen, Grafiken. Kein umständliches „Nachgefummel“ und Vergessen von neuen Daten

Schritt-für-Schritt zur Tabelle

Hier bauen wir das Beispiel der Tabellen oben einmal Schritt für Schritt nach:

  1. Grundgerüst eingeben – das macht das Ganze anschaulicher, alternativ nur mit Überschriften anfangen
    Excel Online - Tabelle erstellen - Schritt 1
  2. Den Bereich markieren
  3. Den Bereich in eine „echte“ Tabelle verwandeln. Am Einfachsten geht es über die Schaltfläche Als Tabelle formatieren/Format as table (auf dem Reiter Start)
    bzw.
  4. Excel fragt jetzt nach ob schon Überschriften (Tabellenköpfe/Headers) in der ersten Zeile stehen – in unserem Beispiel ist die Antwort „ja“
    bzw.
  5. Jetzt zeigt Excel ein paar Möglichkeiten der Formatierung (wie die Tabelle aussehen soll) an – sucht einfach das aus was euch am Besten gefällt
  6. Die Tabelle ist fertig 🙂
  7. Jetzt kommt noch eine Spalte dazu: Anschrift. Dazu wird die Überschrift direkt neben die vorhandenen Tabellenköpfe geschrieben. Nach dem Drücken der Eingabetaste (Return) sollte der Bereich auch sichtbar zum Teil der Tabelle werden (siehe die Formatierung)
    wird hierzu
  8. Und jetzt endlich eine Formel: In der Spalte Anschrift wird in das Feld geklickt. Nach der Eingabe von „=“ zum Starten einer Formel können wir den Vornamen (in der gleichen Zeile) auswählen und – tusch – es sollte [@Vorname] in der Formel stehen. Jetzt einfach mit dem Rest weitermachen (eingeben und auswählen).

    Nach dem Druck auf Return/die Eingabetaste, zieht Excel die Formel automatisch „runter“ in alle Zeilen:
  9. Fertig. Wer mag kann noch die Spaltenbreite für die Anschrift anpassen, damit das gepflegt aussieht 😉

So das war die Tabelle/Tabelle im Schnelldurchlauf.